OPS LÀ GÌ? VAI TRÒ VÀ TẦM QUAN TRỌNG TRONG VẬN HÀNH CHUỖI LOGISTICS

Trong ngành Logistics – đặc biệt là trong các công ty giao nhận vận tải quốc tế (Freight Forwarding – FWD), OPS (Operations – Nhân viên khai thác) là một mắt xích cực kỳ quan trọng giúp đảm bảo mọi hoạt động vận chuyển, thông quan, giao nhận hàng hóa diễn ra trơn tru, chính xác và kịp tiến độ.

Vậy OPS là gì? Có những loại hình OPS nào? OPS làm những công việc gì? Và đâu là cơ hội nghề nghiệp cho sinh viên trong vị trí này? Hãy cùng PSL tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

OPS là gì?

OPS là viết tắt của từ Operations, nghĩa là bộ phận vận hành hay khai thác trong doanh nghiệp Logistics, đặc biệt là công ty FWD (Freight Forwarding).

Nhiệm vụ chính của nhân viên OPS là quản lý, xử lý và điều phối các công đoạn thực tế trong chuỗi cung ứng Logistics, từ khai báo hải quan, truyền tờ khai, lấy lệnh, đóng hàng, giám sát giao nhận đến khi hàng hóa thông quan hoặc đến tay khách hàng.

OPS chính là “đầu cầu” giữa các bộ phận trong công ty với các đối tác ngoài thực địa như hãng tàu, cảng biển, kho bãi, hải quan, tài xế…

Các vị trí OPS trong công ty Logistics

Trong công ty FWD, có rất nhiều cách chia nghiệp vụ cho phòng Ops. Thông thường có 2 vị trí OPS chính, mỗi vị trí phụ trách các nghiệp vụ khác nhau nhưng phối hợp chặt chẽ:

OPS truyền tờ khai (OPS khai báo)

• Làm việc chủ yếu tại văn phòng.

• Thực hiện khai báo hải quan, truyền tờ khai điện tử, xử lý các chứng từ liên quan đến thủ tục xuất nhập khẩu.

• Theo dõi quá trình duyệt tờ khai và làm việc với chi cục hải quan khi cần.

OPS hiện trường (OPS giao nhận)

• Là người trực tiếp ra cảng, kho, sân bay… để làm các công đoạn thực tế:

  • Chạy lệnh giao hàng / nhận hàng.

  • Ký hồ sơ với hãng tàu, cảng biển, kho hàng.

  • Làm việc với hải quan hiện trường, áp mã HS, kiểm hóa (nếu có).

  • Đảm bảo hàng được giao đúng tiến độ và chính xác.

OPS làm gì? – Các công việc cụ thể

Một nhân viên OPS có thể đảm nhận các công việc như:

• Truyền tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS.

• Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu như invoice, packing list, bill of lading, C/O,…

• Làm thủ tục thông quan hàng hóa với các cơ quan chức năng.

• Chạy lệnh lấy hàng, giao hàng tại cảng, sân bay, ICD.

• Làm việc với hãng tàu, kho CFS, ICD, kho ngoại quan, bãi container.

• Phối hợp với khách hàng, nhân viên sales, nhân viên chứng từ để theo dõi lô hàng.

• Xử lý sự cố phát sinh tại hiện trường: hàng thiếu, hàng sai, kiểm hóa bất ngờ,…

• Bàn giao chứng từ sau thông quan cho các bộ phận kế toán hoặc khách hàng.

Vai trò và tầm quan trọng của OPS trong công ty Logistics

OPS không đơn thuần chỉ là người “chạy việc hiện trường” – mà chính là người vận hành hệ thống Logistics của doanh nghiệp.

Vai trò chính của OPS:

• Bảo đảm lô hàng được vận chuyển đúng quy trình, đúng thời gian, đúng quy định pháp luật.

• Kết nối thông tin giữa các bộ phận nội bộ (Sales, chứng từ, kế toán) và đối tác bên ngoài (hải quan, cảng, hãng tàu…).

• Giải quyết vấn đề thực tế kịp thời, hạn chế rủi ro, tổn thất và chi phí phát sinh.

• Xây dựng uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt khách hàng.

Không có OPS, mọi kế hoạch kinh doanh, báo giá, hợp đồng sẽ chỉ nằm trên giấy. Chính OPS là người chuyển hóa hợp đồng thành kết quả thực tế, đưa hàng hóa “từ lý thuyết ra hiện trường”.

Cơ hội nghề nghiệp cho sinh viên tại vị trí OPS

Với tốc độ phát triển mạnh mẽ của ngành Logistics tại Việt Nam, vị trí OPS luôn nằm trong nhóm ngành khát nhân lực và nhiều cơ hội phát triển.

Lý do sinh viên nên chọn công việc OPS:

• Dễ tiếp cận, phù hợp sinh viên mới ra trường.

• Được học hỏi thực tế quy trình xuất nhập khẩu, hải quan, vận tải.

• Phát triển kỹ năng mềm: xử lý tình huống, giao tiếp, làm việc nhóm, áp lực.

• Cơ hội thăng tiến cao: Từ nhân viên OPS → Trưởng nhóm khai thác → Trưởng bộ phận OPS hoặc chuyển hướng sang các vị trí cao hơn như Sales Logistics, CS, hoặc Quản lý chuỗi cung ứng.

• Mức thu nhập ổn định và có thể tăng nhanh theo năng lực.

Kết luận

Trong một công ty Logistics, đặc biệt là FWD, OPS là “người hùng thầm lặng” – họ không chỉ hiểu việc mà còn biết cách làm cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ giữa bộ máy vận hành phức tạp.

Nếu bạn là sinh viên đam mê Logistics, thích làm việc năng động, thực tế và có cơ hội phát triển lâu dài, vị trí OPS chính là cánh cửa vững chắc đầu tiên để bạn bước chân vào ngành.

THÔNG TIN LIÊN HỆ